Processos da UFSM passam a ser totalmente digitais a partir de 31 de dezembro

Até o dia 31 de dezembro de 2021, todos os processos da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) deverão estar disponíveis por meio eletrônico. Os documentos começaram a ser digitalizados desde 2014 e, até agora, já somam mais de 163 mil entre documentos e fotografias digitalizadas.

Em entrevista à CDN, no programa Análise, a arquivista da UFSM Débora Flores, que integra a equipe de digitalização, afirmou que a ação traz benefícios a toda comunidade interessada. Agora, as buscas podem ser realizadas sema  necessidade de login ou pedido formal à instituição.

Semana tem ações de primeira e segunda dose, além de reforço

Uma vez no meio digital, são reduzidos os custos de impressão, transporte e armazenamento. Também há o ganho de tempo, pois a logística de tramitação online é realizada em segundos.

- Nós temos hoje vários espaços de depósito para armazenamento da documentação física, que são os nossos arquivos. Esses arquivos têm um volume grande, porque a documentação precisa ser guardada por um determinado tempo. Por exemplo, as documentações de alunos nunca podem ser eliminadas, e precisam ser preservadas para sempre.

Quanto aos diplomas, Débora explica que a implementação da emissão online ainda está em fase piloto, mas que deve ser aplicada.

COMO ACESSAR

Através do Portal Documentos, disponível no site da UFSM, é possível procurar documentos de maneira anônima. A busca pode ser feita pelo do nome dos interessados, do Centro de Ensino, do tipo de documento e demais mecanismo. Em caso de necessidade de orientação, a página ufsm.br/dag está disponível para auxiliar nas pesquisas.

*Colaborou Eduarda Nenê da Costa